摘要：在高等職業(yè)教育迅猛發(fā)展的現(xiàn)實(shí)條件下，不斷加強(qiáng)高職院校的檔案信息化建設(shè)是做好高職檔案工作、促進(jìn)高職院校事業(yè)發(fā)展的必然要求。本文立足問題分析，提出加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)的對策思考。

　　關(guān)鍵詞：高職院校,檔案,信息化建設(shè)

　　高等職業(yè)教育是我國高等教育的重要組成部分，經(jīng)過幾十年的迅猛發(fā)展，高等職業(yè)教育占據(jù)了高等教育的半壁江山，成為整個職業(yè)教育體系中的重中之重。毋庸置疑，高等職業(yè)教育的迅猛發(fā)展對高職院校檔案建設(shè)提出新的要求。隨著高等職業(yè)教育向縱深發(fā)展，對檔案信息資源利用的數(shù)量、速度和效率的需要越來越高。不僅簡陋的基礎(chǔ)設(shè)施不能適應(yīng)新形勢的發(fā)展，而且傳統(tǒng)的檔案管理方式也不能滿足高職教育迅猛發(fā)展的需要，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平也亟需提高。加之，在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化蓬勃發(fā)展的新世紀(jì)，電子信息技術(shù)的創(chuàng)新和應(yīng)用必將影響到當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會的方方面面，必將給高職院校檔案信息化建設(shè)帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。積極探索運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段開發(fā)檔案信息和實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源共享，建立新的覆蓋全體師生的檔案資源體系和檔案利用體系，是做好高職檔案工作、促進(jìn)高職院校事業(yè)發(fā)展的必然要求。

　　一、高職院校檔案信息化建設(shè)存在的現(xiàn)實(shí)問題

　　盡管高職院校檔案工作意義重大，而且隨著高等職業(yè)技術(shù)教育的發(fā)展作用越來越突出。但是，當(dāng)前高職院校在檔案信息資源建設(shè)和管理方面存在諸多問題。

　　1、觀念認(rèn)識滯后。一是由于許多高職院校是由原來的中職中專或?qū)？圃盒Ｉ�格改制而成，部分管理者在管理理念上沒有及時(shí)調(diào)整和創(chuàng)新，觀念滯后。這是由于檔案工作的特殊性，對學(xué)校工作大局影響不那么明顯和直接，因此被相當(dāng)一部分高職院校領(lǐng)導(dǎo)視作一項(xiàng)附帶的、次要的工作，未給予檔案工作足夠的重視和支持，沒把檔案信息作為一種資源來認(rèn)識和利用，沒有把檔案信息化建設(shè)擺上議事日程。依法治檔工作嚴(yán)重滯后于新形勢的要求，檔案管理工作停留在舊有的手工式建檔、管檔上。二是由于宣傳和教育培訓(xùn)工作沒有跟上，一些教職工缺乏基本的檔案知識和檔案意識。客觀上造成檔案材料的收集歸檔困難，散失了很多重要的文件材料等寶貴的檔案資源。三是專職的檔案工作人員或局郁于檔案管理設(shè)施和管理方法落后的現(xiàn)狀、或由于工作任務(wù)繁重，導(dǎo)致責(zé)任心不強(qiáng)、創(chuàng)新進(jìn)取意識不足，不能有效提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作績效。

　　2、檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)總體偏低。許多高職院校專職的檔案工作人員偏少，往往一人身兼數(shù)職。同時(shí)，好多檔案工作人員屬于半路出家，年齡偏大，學(xué)歷偏低，專業(yè)不對口，繼續(xù)教育跟不上，缺乏檔案管理的基本專業(yè)知識，只好是邊干邊摸索，要求其掌握檔案建設(shè)發(fā)展的信息技術(shù)知識就更是勉其為難了，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識、基本技能，不能為檔案信息化工作提供有效支撐。更深層的問題是，由于領(lǐng)導(dǎo)的長期不重視，檔案工作部門甚至成為接收富余人員的機(jī)構(gòu)，專職的工作人員鮮有進(jìn)修培訓(xùn)的措施和機(jī)會，造成邊緣化的安于現(xiàn)狀、非專業(yè)的跟不上、專業(yè)的不安心工作等嚴(yán)重問題。不僅當(dāng)前尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、績效突出的檔案管理隊(duì)伍，而且不迅速改變的話在可以預(yù)期的將來檔案工作仍然難以有大的起色。

　　3、經(jīng)費(fèi)投入不足。高職院校得到國家及政府的經(jīng)費(fèi)投入很少，地方性、非示范高職院校就更少了。加之?dāng)U招、人口變化帶來的高考人數(shù)遞減、畢業(yè)生就業(yè)難等因素的影響，一些高職院校會出現(xiàn)完不成招生計(jì)劃的情況，鑒于本身就偏低的學(xué)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校的學(xué)費(fèi)總收入有限，學(xué)校有限的資源通常優(yōu)先滿足領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為關(guān)涉辦學(xué)治校的關(guān)鍵項(xiàng)目上，如校園基礎(chǔ)設(shè)施、示范建設(shè)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)等。在檔案管理部門現(xiàn)代化、信息化建設(shè)方面的資金投入就只能是零敲碎打、捉襟見肘了。

　　另外，基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，缺乏必要的軟硬件條件，在數(shù)字化校園成為時(shí)代潮流的今天，這種檔案管理方式和技術(shù)手段已經(jīng)無法適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。

　　二、做好高職高專院校檔案檔案信息化建設(shè)的對策建議

　　在高等職業(yè)教育不斷發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)發(fā)展。通過加快檔案信息化建設(shè)，使其逐步走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道，以此充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理諸多方面的作用。

　　(一)增強(qiáng)認(rèn)識，更新觀念。高職院校的校院兩級管理者都要充分認(rèn)識高職院校檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性，積極應(yīng)對信息化給檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，進(jìn)一步解放思想，開拓創(chuàng)新，科學(xué)籌劃本校的檔案信息化工作，將檔案工作與學(xué)校的中心工作結(jié)合起來，找準(zhǔn)檔案工作的定位點(diǎn)、創(chuàng)新點(diǎn)和突破口，建立健全管理機(jī)構(gòu)，加快轉(zhuǎn)變管理理念和方式，加大資金投入，充實(shí)配備專職人員，添置硬件設(shè)備，加大檔案工作的考評力度，切實(shí)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，檔案工作人員要認(rèn)識到自身工作的重要性，逐步樹立服務(wù)和創(chuàng)新觀念，不斷提升與技術(shù)進(jìn)步相適應(yīng)的業(yè)務(wù)技能，扎實(shí)工作，在相對不利的工作環(huán)境中有所作為，以工作實(shí)績帶動整體檔案工作大環(huán)境的轉(zhuǎn)變。再次，通過專題會議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、借助校園網(wǎng)、宣傳欄等做好檔案知識的普及宣傳，進(jìn)一步提高全體教師對檔案工作重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)教職員工的檔案意識，養(yǎng)成自覺歸檔的行為習(xí)慣。高職院校各個部門要確定分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，在全校形成較為科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

　　(二)健全制度，規(guī)范管理。要按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，使檔案工作有章可循，克服和改變檔案管理混亂無序的現(xiàn)狀，確保檔案管理和使用質(zhì)量。同時(shí)，要制定檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，通過標(biāo)準(zhǔn)有效防止工作中的低效和疏漏。檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，要求歸檔材料完整、準(zhǔn)確，著錄標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確，建立一個通用性強(qiáng)，大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲和交換格式標(biāo)準(zhǔn)， 最大限度地實(shí)現(xiàn)校園檔案信息資源的共享。

　　(三)立足長遠(yuǎn)，建好隊(duì)伍。人才是檔案管理的主題，是檔案現(xiàn)代化信息化建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵。一是適當(dāng)引進(jìn)部分具有檔案專業(yè)學(xué)歷、又能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大學(xué)畢業(yè)生從事檔案工作，將一些德才兼?zhèn)洹⒕C合素質(zhì)較高的年輕人安排到檔案工作崗位上，給高職院校檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)注入新生力量。其次，為適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新動向、新知識和新要求，還要制訂人才培養(yǎng)、培訓(xùn)計(jì)劃，加強(qiáng)對檔案部門現(xiàn)有工作人員的繼續(xù)教育，通過檔案工作人員刻苦自學(xué)和舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、參觀學(xué)習(xí)、實(shí)踐操作等形式，加強(qiáng)檔案人員在計(jì)算機(jī)、信息管理、網(wǎng)絡(luò)等知識和技術(shù)方面的培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)檔案工作人員的綜合素質(zhì)。另外，要堅(jiān)持創(chuàng)造條件，進(jìn)行一定程度的政策傾斜，相應(yīng)提高檔案工作人員的各種待遇，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，以此充分調(diào)動檔案工作人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進(jìn)檔案工作上檔升級。

　　(四)加大投入，夯筑基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)投入大、周期長、見效慢。由于檔案載體、服務(wù)內(nèi)涵等較原來相比都發(fā)生了很大變化，對檔案管理硬件軟件都提出了新的要求，高職院校必需持續(xù)加大檔案信息化建設(shè)的資金投入，不斷改善基礎(chǔ)條件，以使檔案信息化建設(shè)達(dá)標(biāo)和充分發(fā)揮檔案工作效能。高職院校要在多方籌措資金的基礎(chǔ)上，不斷增加檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入。要將檔案信息化建設(shè)與數(shù)字化校園建設(shè)結(jié)合起來，通過專項(xiàng)資金的形式進(jìn)行檔案信息電子化建設(shè)，配齊配好必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和必要的檔案安全保護(hù)設(shè)施，逐步建立數(shù)字化檔案室，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案管理部門還可利用已建成的數(shù)據(jù)庫資源和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為社會提供有償服務(wù)，從而部分解決經(jīng)費(fèi)不足的問題，增強(qiáng)自身造血能力，緩解經(jīng)費(fèi)不足帶來的供需矛盾。

　　總之，高職檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程，需要國家、社會和高職院校各方的大力支持，需要決策者、執(zhí)行者和使用者的共同努力，循序漸進(jìn)，逐步實(shí)施，只有這樣，才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮高職院校培養(yǎng)人才，發(fā)展科技，服務(wù)社會等多項(xiàng)職能。

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