摘要：加拿大的檔案管理水平處在世界前列，本文分析了加拿大檔案管理中公益項(xiàng)目的緣起及對(duì)于社會(huì)的意義，檔案管理水平的提高與公眾參與密切相關(guān)，在當(dāng)前的信息化社會(huì)，學(xué)術(shù)檔案的公益服務(wù)也應(yīng)該面向公眾，從而提高檔案服務(wù)全社會(huì)的水平。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理;公益項(xiàng)目;服務(wù)

　　一、檔案管理中公益項(xiàng)目服務(wù)的緣起

　　1881年，第一位多米尼加檔案管理員道格拉斯·布賴(lài)姆納開(kāi)始闡述加拿大檔案館的“崇高夢(mèng)想”(伯利克，2006)。布賴(lài)姆納強(qiáng)調(diào)記錄加拿大社會(huì)各個(gè)方面的重要性，他設(shè)想加拿大的公共檔案館是一個(gè)國(guó)家歷史的倉(cāng)庫(kù)，包含來(lái)自私人和公共領(lǐng)域的文件(以及外國(guó)檔案館中的文件副本)。在阿瑟·道格蒂爵士和他的繼任者的管理下，檔案館的主要任務(wù)是獲取和整理具有國(guó)家歷史意義的檔案記錄。

　　在早期，現(xiàn)在被稱(chēng)為外聯(lián)活動(dòng)或公共規(guī)劃的活動(dòng)僅限于在歷史學(xué)家進(jìn)行研究時(shí)編制研究指南和協(xié)助他們的研究。這一觀點(diǎn)在20世紀(jì)的大部分時(shí)間里主導(dǎo)著檔案管理。自道格蒂時(shí)代以來(lái)，檔案工作者和委托他們保管的記錄之間的密切關(guān)系已經(jīng)發(fā)展起來(lái)。這一關(guān)系體現(xiàn)在檔案管理理論上，其中大部分試圖建立客觀的、甚至是科學(xué)的、處理文件的原則和方法。直到20世紀(jì)80年代，檔案工作者才開(kāi)始認(rèn)真地重新考慮公共服務(wù)，并審查他們的義務(wù)，使持有的資產(chǎn)和相關(guān)的服務(wù)向公眾開(kāi)放。

　　近年來(lái)，檔案公益項(xiàng)目在檔案館和檔案館工作人員對(duì)公共服務(wù)的承諾中所扮演的角色一直是激烈爭(zhēng)論的對(duì)象。然而，檔案界仍然有些不愿意接受公益項(xiàng)目在檔案機(jī)構(gòu)日常運(yùn)作和檔案理論體系中的地位。雖然現(xiàn)在有一定數(shù)量的此類(lèi)活動(dòng)被認(rèn)為是必要的，但總體而言，公益項(xiàng)目仍然主要被視為一種奢侈品。傳統(tǒng)上，檔案的目的被定義為識(shí)別、獲取、描述、保存和提供獲取具有永久價(jià)值的記錄的途徑。

　　社會(huì)賦予檔案工作者這一使命的實(shí)現(xiàn)，面臨著檔案保管實(shí)踐逐步演變，檔案媒介、檔案創(chuàng)作者的性質(zhì)和數(shù)量以及社會(huì)不斷變化的信息需求所帶來(lái)的不斷挑戰(zhàn)。因此，檔案發(fā)展的歷史是一個(gè)不斷重新評(píng)價(jià)、適應(yīng)和調(diào)整的歷史。這種演變的最新和最明顯的例子是電子記錄對(duì)檔案工作者及其贊助者如何管理信息的影響。這種媒介的物理脆弱性迫使檔案和信息管理專(zhuān)業(yè)在識(shí)別和保存記錄方面發(fā)揮更積極的作用。

　　電子記錄要求制定信息管理政策，雖然這大大增加了檔案工作者的職責(zé)范圍，但卻提高了他們工作的效率。在這一領(lǐng)域，檔案工作者現(xiàn)在直接與信息創(chuàng)建者合作，以確保歷史重要信息的保存。在當(dāng)代背景下，越來(lái)越清楚的是，檔案工作者作為信息的保管者和傳播者，必須與構(gòu)成其所在區(qū)域的群體(無(wú)論他們是創(chuàng)作者還是用戶(hù))進(jìn)行互動(dòng)。

　　檔案記錄不僅使歷史得以書(shū)寫(xiě)，而且在政府和其他組織的決策過(guò)程中，在正式和大眾化的教育計(jì)劃中，以及在使我們的文化遺產(chǎn)煥然一新方面，都已成為一種寶貴的工具。雖然與公眾的互動(dòng)是檔案館的一個(gè)長(zhǎng)期傳統(tǒng)，但它從未像現(xiàn)在這樣多樣化。道格蒂時(shí)代的公共服務(wù)職能有限，通過(guò)出版參考資料和一般指南，以及提供查閱記錄的途徑，促進(jìn)歷史方面的研究。

　　二、檔案管理工作與公眾參與相互依賴(lài)

　　從20世紀(jì)60年代起，人們對(duì)檔案館和一般文化活動(dòng)的興趣顯著增加。隨著受教育程度的提高，文化民主化得以發(fā)展。這一現(xiàn)象受到了聯(lián)邦政府政策的鼓勵(lì)，該政策在1967年的百年慶典之前和之后，力求使所有加拿大人，無(wú)論他們住在哪里，都能接觸到國(guó)家遺產(chǎn)。由于對(duì)文化和文化機(jī)構(gòu)事務(wù)的興趣增強(qiáng)，公眾不僅意識(shí)到信息和文化服務(wù)的可獲得性越來(lái)越高，而且開(kāi)始堅(jiān)持有效提供這些服務(wù)的權(quán)利。

　　有趣的是，隨著越來(lái)越多的歷史學(xué)家從20世紀(jì)70年代初開(kāi)始探索社會(huì)歷史中的話題，并利用以前被忽視的資料記錄日常加拿大人的經(jīng)歷，學(xué)術(shù)研究的重點(diǎn)也隨之轉(zhuǎn)移。20世紀(jì)80年代也出現(xiàn)了一種類(lèi)似的文化商業(yè)化趨勢(shì)，這種趨勢(shì)在一定程度上是由政府積極鼓勵(lì)的利益驅(qū)動(dòng)的，即更多的民眾參與政府贊助的活動(dòng)并對(duì)其承擔(dān)責(zé)任。

　　在這種背景下，鑒于政府資金的減少和競(jìng)爭(zhēng)加劇，包括文化機(jī)構(gòu)在內(nèi)的檔案館必須向公眾求助，以證明其贊助商的財(cái)政支持是正當(dāng)?shù)摹?0年代的文化經(jīng)理已經(jīng)成為一名營(yíng)銷(xiāo)主管，為不同的受眾提供文化產(chǎn)品。總而言之，檔案工作者和他們的選民之間的關(guān)系變得更加相互依賴(lài)。檔案館試圖盡力提供高質(zhì)量的服務(wù)以滿足用戶(hù)的特定需求和期望;不僅要滿足信息需求，而且要保證公眾的支持。

　　在某種程度上，他們也開(kāi)始試圖集中精力塑造用戶(hù)的需求。與此同時(shí)，公眾的知識(shí)和要求也越來(lái)越高。“以用戶(hù)為中心”的出現(xiàn)，與“以材料為中心”的做法不同，對(duì)檔案的處理在某種程度上是這種壓力的結(jié)果(伯利克，2006)。檔案管理員正在研究在處理收購(gòu)、評(píng)估、安排和描述以及公共規(guī)劃等問(wèn)題時(shí)，在很大程度上必須考慮檔案對(duì)決策的影響。上述所有因素都表明，人們重新認(rèn)識(shí)到檔案工作者對(duì)公眾的責(zé)任的重要性，并認(rèn)識(shí)到必須明確界定檔案工作者在這方面的義務(wù)和目標(biāo)。

　　在這種情況下，誕生了一個(gè)全面的公共規(guī)劃定義，即與公眾直接互動(dòng)的活動(dòng)，以確保參與和支持實(shí)現(xiàn)檔案館的使命和履行所必需的任務(wù)。在這方面，公共規(guī)劃有四個(gè)組成部分。通過(guò)樹(shù)立檔案形象、提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和鑒賞力、確保向使用者和公眾宣傳檔案的價(jià)值和潛在用途，以及允許使用檔案記錄，支持該機(jī)構(gòu)的活動(dòng)。

　　檔案機(jī)構(gòu)中公益項(xiàng)目的性質(zhì)和范圍由該機(jī)構(gòu)的授權(quán)決定。最重要的是，檔案管理員有責(zé)任為贊助他們活動(dòng)的人提供服務(wù)。然而，這項(xiàng)服務(wù)不應(yīng)該僅僅是被動(dòng)的。無(wú)論是作為大組織還是小組織的成員，檔案館都可以促進(jìn)其發(fā)起人的活動(dòng)，增加對(duì)這些組織所做工作的贊賞，從而幫助他們實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

　　公共檔案館在提供公益項(xiàng)目方面面臨著最大的挑戰(zhàn)。作為政府儲(chǔ)存庫(kù)，它們必須確保對(duì)政府選區(qū)的可視性和可訪問(wèn)性，盡管對(duì)于像劍橋大學(xué)圖書(shū)館這樣的私人儲(chǔ)存庫(kù)來(lái)說(shuō)，決定“檔案使用權(quán)取決于大學(xué)的成員資格，或者提供充分的學(xué)術(shù)需要和學(xué)術(shù)誠(chéng)信的證據(jù)也可以獲得檔案使用權(quán)。”公共檔案在提供公共節(jié)目時(shí)不能有歧視性或選擇性。

　　相反，無(wú)論客戶(hù)是誰(shuí)，公共機(jī)構(gòu)必須確保(實(shí)際上是鼓勵(lì))平等使用設(shè)施和服務(wù)(伯利克，2006)。在與公眾接觸的過(guò)程中，檔案館進(jìn)入了一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，必須采取相應(yīng)的行動(dòng)。這可能意味著借鑒成熟的營(yíng)銷(xiāo)技巧。很少有人了解檔案的其他功能和用途，包括法律、財(cái)政和行政價(jià)值。

　　三、學(xué)術(shù)檔案管理中的公益服務(wù)

　　學(xué)術(shù)檔案研究顯然涉及對(duì)文獻(xiàn)的冗長(zhǎng)檢索和分析。然而，其他客戶(hù)團(tuán)體的研究形式更為直接，并由此導(dǎo)致不同的問(wèn)題。雖然對(duì)某些特定記錄的及時(shí)和相對(duì)有限的請(qǐng)求作出響應(yīng)似乎要簡(jiǎn)單得多，但對(duì)此類(lèi)檔案使用的分析往往會(huì)困難得多，因?yàn)檠芯砍晒�或產(chǎn)品幾乎無(wú)法量化。我們也不能確定這些用戶(hù)的實(shí)際信息需求是否得到了滿足。

　　在這方面，DavidBearman1989年在18個(gè)美國(guó)檔案館對(duì)“用戶(hù)表示語(yǔ)言”的研究是一項(xiàng)新穎的用戶(hù)研究，因?yàn)樗�直接關(guān)注檔案設(shè)置中提出的問(wèn)題，而不是針對(duì)提出問(wèn)題的個(gè)人(加茨曼等，2002)。這方面需要做更多的工作。作為引文分析的替代方法，流通統(tǒng)計(jì)與登記信息相結(jié)合也有助于我們確定檔案文件的具體用途，從而有助于制定有效的參考策略。對(duì)用戶(hù)更深入的了解將為所有公益項(xiàng)目活動(dòng)提供信息，并可能成為獲取、評(píng)估、選擇、安排和描述檔案功能與公益項(xiàng)目之間新的、更具協(xié)同作用的關(guān)系的核心。

　　在當(dāng)前以服務(wù)為導(dǎo)向的社會(huì)背景下，信息獲取是一個(gè)基本問(wèn)題，對(duì)檔案記錄使用的敏感性必須成為檔案機(jī)構(gòu)管理的一個(gè)關(guān)鍵要素。

　　四、結(jié)語(yǔ)

　　綜上所述，檔案機(jī)構(gòu)和檔案專(zhuān)業(yè)的未來(lái)在很大程度上取決于我們認(rèn)識(shí)到檔案在流動(dòng)環(huán)境中運(yùn)作的程度，在流動(dòng)環(huán)境中，資源分配者、捐助者、支持者和各種用戶(hù)群體發(fā)揮著越來(lái)越突出的作用。檔案的公益項(xiàng)目作為一個(gè)完整的檔案功能的持續(xù)發(fā)展是職業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要組成部分。因此，必須面對(duì)幾個(gè)基本問(wèn)題。

　　首先，檔案管理員必須建立對(duì)檔案及其工作的新認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案工作者并不在真空中運(yùn)作。其次，檔案教育課程必須為檔案工作者做好這一現(xiàn)實(shí)的準(zhǔn)備，并向他們提供技能和知識(shí)，使他們能夠在這種情況下工作。最后，我們必須與公眾建立聯(lián)系，鼓勵(lì)公眾更直接地了解檔案和檔案記錄。如果能夠以積極的公共規(guī)劃方法應(yīng)對(duì)流動(dòng)環(huán)境的挑戰(zhàn)，將能夠更好地確保實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需要的來(lái)自公共的參與和支持。

　　【參考文獻(xiàn)】

　　[1]加茨曼,索格,奧德.口述歷史訪問(wèn)數(shù)字檔案[C].第二數(shù)字圖書(shū)館聯(lián)合會(huì)議,ACM,2002.

　　檔案方向論文投稿期刊：《云南檔案》(月刊)創(chuàng)刊于1993年，由云南省檔案館主辦的學(xué)術(shù)性期刊。 本刊是云南省唯一的檔案專(zhuān)業(yè)綜合性雜志，國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行。榮獲2009年獲云南省新聞出版局領(lǐng)導(dǎo)的“改革創(chuàng)新期刊獎(jiǎng)”及“優(yōu)秀裝楨獎(jiǎng)”，優(yōu)秀主編、優(yōu)秀編輯獎(jiǎng)。