對(duì)城建檔案館藏建設(shè)中幾個(gè)問題的探討

　　倪志新

　　摘 要：在城市建設(shè)高速發(fā)展的背景下，各地城建檔案工作呈現(xiàn)出強(qiáng)勁發(fā)展勢(shì)頭。本文結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行了思考，提出了加強(qiáng)館藏建設(shè)的建議和工作思路，對(duì)城建檔案館功能建設(shè)和功能發(fā)揮有一定的借鑒和參考意義。

　　關(guān)鍵詞：城建檔案 館藏建設(shè)

　　一、目前城建檔案館藏建設(shè)中存在的主要問題

　　1、發(fā)展非常不平衡

　　從全國(guó)來看，有的城建檔案館館藏量增長(zhǎng)非常之快，而有的館很多年份則沒有新進(jìn)檔案，館藏量基本沒有增長(zhǎng)。有些館早就建立了機(jī)構(gòu)、配備了人員、落實(shí)了經(jīng)費(fèi)，但工作只停留在發(fā)發(fā)文、開開會(huì)、搞搞接待參觀、搞搞業(yè)務(wù)檢查，對(duì)收集檔案、豐富館藏沒有實(shí)質(zhì)動(dòng)作，導(dǎo)致檔案館虛擬化、空心化，城市建設(shè)得很快，城建檔案管理乏力。

　　2、館藏結(jié)構(gòu)日益不合理

　　一些城建檔案館因不在規(guī)劃口管理，連規(guī)劃報(bào)建檔案都難以收集，更不用說環(huán)境保護(hù)、勘察測(cè)量、水文地質(zhì)、電力管線、人防軍事等資料了。從各市城建檔案館新進(jìn)檔案的主體來講，絕大部分是建設(shè)工程竣工檔案。即使在建設(shè)工程檔案方面，因?yàn)橹攸c(diǎn)工程、市政工程、管線工程等檔案難于收集管理，各城建檔案館把主要力量放在房屋建筑工程檔案收集上。長(zhǎng)此下去，城建檔案館將漸漸成為工程竣工資料檔案館，館藏單一，館藏結(jié)構(gòu)日益不合理，其結(jié)果是城建檔案信息資源的保存價(jià)值和利用率正在迅速下降。

　　3、普遍重收集輕開發(fā)利用

　　檔案保管的目的在于利用，利用是檔案生命價(jià)值的體現(xiàn)。館藏建設(shè)的一個(gè)重要方面是建立檔案開發(fā)利用的機(jī)制，包括查借閱利用、信息編研、修史編志等，現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還為檔案開發(fā)利用提供了很多新的手段。

　　4、個(gè)別地方城建檔案意識(shí)還很不強(qiáng)

　　盡管最近幾年各地對(duì)城建檔案工作的認(rèn)識(shí)有了很大提高，但也有個(gè)別地方，特別是一些區(qū)、縣(市)和一些基層單位，對(duì)城建檔案編制、報(bào)送、利用的意識(shí)還很淡薄。有些人認(rèn)為編制工程檔案太麻煩，既不帶來政績(jī)，又增加了成本;有些人認(rèn)為建設(shè)工程“一份合同、一張圖紙”足以說明問題，不要搞得太復(fù)雜，沒有把完整的檔案資料管理納入日常的工作范圍;有的單位甚至把檔案作為“私有財(cái)產(chǎn)”、“個(gè)人秘密”，拒不移交。這一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)與國(guó)家有關(guān)檔案工作和城建檔案工作的法律法規(guī)是相違背的，特別是與國(guó)務(wù)院第279號(hào)令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》要求建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前應(yīng)有完整的建設(shè)工程檔案資料并及時(shí)向城建檔案機(jī)構(gòu)報(bào)送的規(guī)定相違背的，從認(rèn)識(shí)上講是不知法，從行為結(jié)果來講，就是違法和犯法了。

　　二、抓好四個(gè)結(jié)合，加強(qiáng)城建檔案館藏建設(shè)

　　通過上面的問題分析，我們認(rèn)為加強(qiáng)城建檔案館藏建設(shè)一要有認(rèn)識(shí)，二要有思路，三要有措施。作為城建檔案工作者，從事業(yè)發(fā)展和工作創(chuàng)新的角度出發(fā)，還要有緊迫感和使命感。結(jié)合實(shí)際，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)抓好四個(gè)結(jié)合：

　　1、將“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”與“檔案接收”相結(jié)合，強(qiáng)化歸檔收集

　　在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上，應(yīng)勤跑工地，堅(jiān)持項(xiàng)目追蹤，收集信息，了解情況，隨時(shí)進(jìn)行檢查指導(dǎo)，把政策講透，把要求講透。在具體工作中，必須主動(dòng)參與各項(xiàng)重要建設(shè)活動(dòng)和工程的竣工驗(yàn)收，把工作做到現(xiàn)場(chǎng)，超前控制，把問題解決在檔案進(jìn)館之前，確保檔案收集完整、全面。一些重點(diǎn)工程或外商投資項(xiàng)目，由于領(lǐng)導(dǎo)重視、社會(huì)關(guān)注、地位特殊而享有一些特殊政策，對(duì)其竣工檔案歸檔的監(jiān)督難以落到實(shí)處，對(duì)這些項(xiàng)目的檔案歸集工作，要積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)與企業(yè)溝通，改善與建設(shè)單位的關(guān)系，爭(zhēng)取建設(shè)單位的積極配合。長(zhǎng)沙館針對(duì)具體工程制定業(yè)務(wù)指導(dǎo)技術(shù)文件，擬定詳細(xì)工作計(jì)劃，推出個(gè)性化服務(wù)，提高了業(yè)務(wù)指導(dǎo)的針對(duì)性，工作更主動(dòng)，更到位，實(shí)踐證明是一條好的工作舉措。

　　在檔案接收方面，我們應(yīng)充分利用建設(shè)行政程序把關(guān)，建立建設(shè)工程檔案初驗(yàn)認(rèn)可制和檔案驗(yàn)收合格報(bào)送移交制。從長(zhǎng)沙和株洲館的做法來看，我們要求建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前一定要進(jìn)行工程檔案初步驗(yàn)收，檔案基本合格后，發(fā)放《初驗(yàn)認(rèn)可證》，才可以召開竣工驗(yàn)收會(huì);在工程備案后，一定要對(duì)工程檔案進(jìn)行合格驗(yàn)收，合格驗(yàn)收并移交后，再發(fā)放《合格證》，工程才能辦理產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)。這一系列具體措施，把業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案接收結(jié)合成一套完整的程序，使檔案歸檔、接收不再虛弱，強(qiáng)化了歸檔收集，做到了應(yīng)收盡收。

　　2、將“編制深度”與“歸檔廣度”相結(jié)合，拓展歸檔渠道

　　城建檔案涉及部門、單位有幾十家，內(nèi)容涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的方方面面。一般來說，建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對(duì)較小，歸集率較高;而非建設(shè)系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案種類多，數(shù)量大，收集矛盾多，難度大。我們要運(yùn)用行政、經(jīng)濟(jì)、法律等各種手段，突出重點(diǎn)、以點(diǎn)帶面、不斷拓展，積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動(dòng)與有關(guān)部門溝通，采取有力措施，加強(qiáng)地下管線檔案的接收和收集，開展地下管線檔案信息的綜合動(dòng)態(tài)管理。長(zhǎng)沙館通過制定《城市地下管線工程檔案管理?xiàng)l例》，使地下管線檔案有法可依，保證了管線檔案按要求歸檔。二是開發(fā)區(qū)的檔案。開發(fā)區(qū)的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國(guó)家集中統(tǒng)一管理城建檔案的基本原則，依法加強(qiáng)對(duì)開發(fā)區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期接收城建檔案。三是圍繞社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的目標(biāo)，采取多種形式，切實(shí)做好小城鎮(zhèn)建設(shè)、新農(nóng)村建設(shè)檔案的收集工作。

　　3、將“依法治檔”和“行業(yè)管理”相結(jié)合，提高城建檔案法律意識(shí)

　　城市建設(shè)檔案管理是一個(gè)跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程。建設(shè)系統(tǒng)以外的單位產(chǎn)生的城建檔案，接收難度大，工作紛繁復(fù)雜。我們要充分運(yùn)用法律法規(guī)賦予的權(quán)力，大膽靈活地履行收集檔案、行政執(zhí)法和行業(yè)管理的職責(zé)，主動(dòng)開展工作。一是加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳，強(qiáng)化全社會(huì)檔案法律意識(shí)。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，使之深入人心。二是要建立目標(biāo)管理考核機(jī)制。要通過建設(shè)行政和檔案行政部門對(duì)基層單位的年度目標(biāo)管理考核，將檔案接收和館藏量增長(zhǎng)列為量化指標(biāo)，年初下目標(biāo)、年終抓督促，強(qiáng)化行政管理和工作責(zé)任意識(shí)。

　　4、將“庫(kù)房管理”與“檔案利用”相結(jié)合，突出城建檔案的利用價(jià)值

　　檔案整理入庫(kù)上架不是檔案工作的終結(jié)，從檔案工作最高目的來講，這還僅僅是開始，是起點(diǎn)。我們?cè)谧龊脵n案庫(kù)房管理，確保檔案安全的同時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步突出檔案利用工作，充分發(fā)揮城建檔案為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待，建立檔案利用反饋登記制度，對(duì)檔案利用情況有登記、有統(tǒng)計(jì)分析，不斷尋找利用熱點(diǎn)，總結(jié)利用規(guī)律，改進(jìn)利用服務(wù)。二是充分改善利用條件。應(yīng)廣泛采用現(xiàn)代化手段管理城建檔案信息資源，提高館藏檔案的開發(fā)利用水平。可以建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，提高檔案查閱速度和查全率、查準(zhǔn)率，還可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立城建檔案查閱利用平臺(tái)，方便遠(yuǎn)程自由查閱，提高城建檔案信息社會(huì)知情度。

　　總之，館藏建設(shè)問題是檔案工作的一個(gè)核心問題，對(duì)城建檔案工作來說，城市建設(shè)發(fā)展越快，對(duì)城建檔案館藏建設(shè)的要求就越高，也越緊迫。只要我們認(rèn)識(shí)到位，思路明確，措施有力，城建檔案館藏建設(shè)也一定能克服困難，持續(xù)取得進(jìn)步，取得創(chuàng)新和突破。