摘要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展和社會進(jìn)程的加快，企業(yè)間的競爭愈演愈烈，作為關(guān)乎現(xiàn)代企業(yè)管理制度健康發(fā)展的檔案管理工作，也在不斷的適應(yīng)新形勢，勇于吸取和借鑒優(yōu)秀檔案管理工作從而將我國檔案管理工作發(fā)揚(yáng)光大。本文主要就當(dāng)前我國企業(yè)管理中對于檔案工作的管理現(xiàn)狀出發(fā)，在不斷的改革和完善過程中，進(jìn)一步培養(yǎng)企業(yè)檔案管理工作人員的高度責(zé)任感。尤其是當(dāng)今的知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案管理的工作也在原有的基礎(chǔ)上更趨于數(shù)字信息管理話。
　　關(guān)鍵字：檔案管理；完善；工作建設(shè)；分析
　　
　　一、新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景
　　隨著信息科技的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理也隨著時代的潮流發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理體制在當(dāng)今數(shù)字化管理體制的沖擊下已經(jīng)逐步被淘汰，取而代之的是依賴計算機(jī)操作系統(tǒng)的電子檔案管理手段。傳統(tǒng)手寫模式的檔案管理歷經(jīng)了單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式和如今的知識管理模式，在這些不斷發(fā)展的管理模式中對其管理的流程和管理的手段等也都發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。
　　細(xì)數(shù)上世紀(jì)，對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看作是一個整體過程、檔案整體運(yùn)動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。
　　二、企業(yè)檔案存在的問題
　　1.企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
　　企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項運(yùn)動，一次考試在進(jìn)行，整個過程加班加點(diǎn)，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃；在任務(wù)、無落實(shí)；有形式、無效果；檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
　　2.網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源
　　與手工處理方式相比，電子檔案計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在保密防護(hù)方面有三個弱點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)的可訪問性。數(shù)據(jù)信息可以很容易被終端用戶拷貝下來而不留任何痕跡。二是信息的聚生性。當(dāng)信息以零散形式存在時，其價值往往不大，一旦網(wǎng)絡(luò)將大量關(guān)聯(lián)信息聚集在一起時，其價值就相當(dāng)可觀了。三是設(shè)防的困難性。盡管網(wǎng)絡(luò)可以層層設(shè)防，但對一個熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人來說，下些功夫就可能會突破這些關(guān)卡。
　　3.檔案工作缺乏制度化的管理程序
　　就當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理來說，不少的問題出現(xiàn)在于對檔案管理的不規(guī)范，如，檔案的收集，在檔案的收集過程中，缺少強(qiáng)制力度，不少員工對于檔案管理工作的配合嗤之以鼻，對于檔案的收集想交就交，不想交就不交，沒有對檔案的重要性引起重視，使檔案機(jī)構(gòu)與檔案制度形同虛設(shè)；其次，對于檔案的整理工作也不規(guī)范。隨著一些企業(yè)的發(fā)展腳步增快，可能其企業(yè)內(nèi)部的員工流動量較大，新、舊員工的出入不斷，由于一些檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)的差距，沒有在立卷過程中有效的按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。
　　三、新時期企業(yè)檔案管理體制模式—信息一體化管理模式
　　1.信息一體化管理
　　信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機(jī)構(gòu)一般稱為信息中心。不但可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，而且還可以展現(xiàn)出企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽(yù)和增強(qiáng)企業(yè)的社會效益。
　　2.檔案一體化管理
　　（1）對以往所有的檔案進(jìn)行電子化處理
　　據(jù)了解，目前市場上已有軟件供應(yīng)商開發(fā)出"大規(guī)模圖文資料數(shù)字化"的系統(tǒng)，可以把紙質(zhì)文件掃描后壓縮為光盤存儲，且可以通過關(guān)鍵字、詞或邏輯檢索。我們計劃引進(jìn)這些系統(tǒng)，將公司現(xiàn)存的所有紙質(zhì)文書檔案收錄為電子檔案。并且做好備份，拷貝二套，保存一套，借閱一套，分開異地保存，這樣既方便檔案的查閱和使用，又可以大大提高檔案的安全性。
　　（2）檔案一體化的原則
　　在實(shí)行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：一是全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；二是前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。三是集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。
　　（3）文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容
　　文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計階段，就應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運(yùn)動流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。在信息技術(shù)下的文件、檔案一體化管理中，使文件、檔案和信息在合理的協(xié)調(diào)下，發(fā)揮出其最大的功效。
　　總結(jié)：
　　總的來說，企業(yè)單位管理水平的體現(xiàn)恰恰正是該企業(yè)面貌的最好展示，檔案的管理在最大價值上發(fā)揮出其利于公司管理和擁有資源的體現(xiàn)。知識經(jīng)濟(jì)信息時代的電子檔案管理技術(shù)的推進(jìn)，將檔案管理的重要性發(fā)揮的淋漓盡致。在多媒體技術(shù)的良好利用下,對檔案進(jìn)行省時、省力整理,提高了檔案的質(zhì)量,為更好的保存檔案提供了有力的保證,為實(shí)現(xiàn)檔案的價值、發(fā)揮檔案的作用提供了有利的保證，從而促進(jìn)企業(yè)的更好的發(fā)展。
　　參考文獻(xiàn)：
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　　[2]段士鴻.淺析如何做好檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2009,(01).