應(yīng)用計算機技術(shù)管理檔案信息，才能保證檔案信息的齊全性和時效性，保證檔案信息資源共享，要創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，才能保證檔案信息資源的安全性，規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理。在此過程中，要不斷更新硬軟件設(shè)備，繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案管理工作;要建立健全相關(guān)管理制度，提高安全意識確保檔案信息安全，要不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)和檔案信息的利用率，有效提高管理效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供強有力的支撐。

　　【關(guān)鍵詞】計算機技術(shù),檔案管理,信息化

　　1引言

　　在檔案管理過程中，基層單位多數(shù)采用封閉式管理模式，以保管為目的、以案卷不丟失為原則。將計算機技術(shù)和檔案信息資源進(jìn)行有機融合，可以提高管理技術(shù)和使用率。利用計算機技術(shù)管理檔案不僅能檢索和統(tǒng)計檔案信息，而且可以整理、組卷、編制各種目錄和檔案信息;在整理檔案時，將查找的文件轉(zhuǎn)換為按類目系統(tǒng)編制的代碼，只要將主題詞輸入計算機能很快能得出結(jié)果，有效提高管理效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供強有力的支撐。

　　2計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)勢

　　2.1保證檔案信息的齊全性和時效性

　　將計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，非常方便收集檔案信息，同時完成核對檔案信息的作用。檔案室可通過互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)定期采集各部門文件資料進(jìn)行歸檔，各部門也可以將重要的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給檔案室，能有效保證檔案信息的齊全性。檔案室一般收集保存上一年度檔案，檔案信息總是處于滯后狀態(tài)。將計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，檔案室通過網(wǎng)絡(luò)能在最短時間內(nèi)或按照要求收集到最新的檔案信息，時效性得到充分保證。

　　2.2保證檔案信息資源共享

　　各部門可應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)提供己開放的檔案信息資源。應(yīng)設(shè)置檢索檔案信息入口，方便需求者查詢和利用。檔案管理者可利用計算機技術(shù)完成檔案信息的提取和存儲工作，人力物力時間可得到減低，更能提高檔案管理水平和工作效率。

　　3利用計算機技術(shù)管理檔案信息的基本要求

　　3.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

　　數(shù)據(jù)庫是依照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和信息的分類來存儲，組織和管理數(shù)據(jù)的電子倉庫，是需求者利用各種檔案信息數(shù)據(jù)的重要方式。檔案管理的核心是開發(fā)和建立檔案數(shù)據(jù)庫，同時應(yīng)不斷完善和設(shè)計相配套的程序，修改并檢索原有數(shù)據(jù)，管理和共享大量檔案信息，只有這樣才能實現(xiàn)規(guī)范化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理檔案信息。

　　3.2保證檔案信息資源的安全性

　　保密及其安全性是檔案管理的一個基本要求。檔案能真實客觀記錄各單位重要文件和信息，必須采取相應(yīng)措施保守涉及不能公開事項之秘密，避免產(chǎn)生不必要的損失。這要求我們必須建立健全并完善相關(guān)管理制度，明確安全保密要求，保證檔案秘密信息的安全性。

　　要安裝防火墻、設(shè)置相關(guān)用戶登錄密碼于涉密檔案計算機，同時應(yīng)為不同的用戶設(shè)置身份認(rèn)證和使用權(quán)限等關(guān)鍵措施，應(yīng)升級防病毒軟件并及時下載安裝漏洞補丁，解決電磁泄露問題;禁止有涉密檔案信息的計算機鏈接互聯(lián)網(wǎng);禁止無權(quán)限管理者或需求者訪問有涉密檔案信息的計算機，存儲和處理涉密檔案信息不得在非涉密計算機完成。務(wù)必要物理隔離互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)，禁止用互聯(lián)網(wǎng)傳輸涉密檔案信息。要按照規(guī)定管理和培訓(xùn)使用涉密計算機的檔案管理人員。

　　3.3規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理

　　在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫后，要強化規(guī)范建設(shè)和管理。不同數(shù)據(jù)庫存在一定缺失和漏洞，可能出現(xiàn)泄密等不同的問題。因此，必須加強并進(jìn)一步健全和完善檔案信息管理。為避免檔案信息泄露，必須不斷提高和完善檔案管理安全機制;要根據(jù)科技發(fā)展水平，不斷擴(kuò)大檔案信息數(shù)據(jù)庫，研制新的管理軟件和程序，使之順應(yīng)時代發(fā)展的需要。

　　4利用計算機技術(shù)管理檔案應(yīng)注意的問題

　　4.1不斷更新硬軟件設(shè)備，繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案管理工作

　　要投入足夠的經(jīng)費，購置并不斷更新配置性能優(yōu)良的檔案管理硬軟件設(shè)備，滿足檔案管理及其信息化需求。要進(jìn)一步加大計算機儲存容量，進(jìn)一步利用計算機技術(shù)管理與開發(fā)檔案信息，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供客觀依據(jù)。利用計算機技術(shù)尚不能解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的所有問題，還可能出現(xiàn)一些新的問題，在應(yīng)用過程中要不斷解決存在的各種問題。為了限制電子檔案信息的局限性并發(fā)揮其應(yīng)有作用，必須保證檔案信息準(zhǔn)確性，要利用計算技術(shù)建立紐帶，以影像和文本方式共同存在，雙套制管理電子檔案和紙質(zhì)載體，保證順利開展檔案信息化建設(shè)。

　　4.2建立健全相關(guān)管理制度

　　在利用計算機技術(shù)進(jìn)行檔案管理過程中，要不斷更新和完善原有制度，要推陳出新，及時建立健全完善檔案信息管理制度，確保規(guī)范管理。檔案管理制度內(nèi)容包括收集和歸檔制度，利用和保管制度，制訂保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，建立健全檔案動態(tài)管理制度，規(guī)范化流程化管理檔案信息。在收集檔案信息時，要注意完整性與及時性，保證檔案信息的查準(zhǔn)率;在各個管理環(huán)節(jié)中，檔案信息要及時主動補充更新，嚴(yán)防和保證檔案信息涉密和安全性，切實發(fā)揮管理制度的應(yīng)有作用。

　　4.3提高安全意識，保障檔案信息安全

　　在檔案管理時，要配置高性能保障網(wǎng)絡(luò)安全軟件，嚴(yán)格界定各種檔案信息資料密級，要正確運用計算機技術(shù)加密功能，區(qū)別加密數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，處理好檔案信息的保密與合理利用的關(guān)系。為避免和防止病毒侵蝕檔案信息，有效抵制內(nèi)外攻擊，要利用計算機技術(shù)設(shè)計殺毒軟件，為檔案管理系統(tǒng)設(shè)置入侵檢測、漏洞掃描技術(shù)和二級防火墻，同時通過防火墻日志實時監(jiān)控和掌握系統(tǒng)安全相關(guān)問題，及時發(fā)現(xiàn)并采取相應(yīng)措施解決問題。

　　要將檔案管理系統(tǒng)分為隔離、內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)等不同性質(zhì)的區(qū)域，嚴(yán)格端口和服務(wù)限制。防火墻可隔離移動網(wǎng)絡(luò)接入點，掃描所有進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部的信息，一旦出現(xiàn)危險操作，可及時發(fā)現(xiàn)并作出相應(yīng)應(yīng)對策略，有效阻止各種欺騙性攻擊，保證系統(tǒng)安全運行。

　　4.4不斷提高管理人員整體素質(zhì)

　　檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理和運算能力較強，不僅提高工作效率，更為管理者和需求者提供了先進(jìn)科學(xué)的管理手段和檢索方法。這要求檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身和整體素質(zhì)，掌握并熟練應(yīng)用檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)，將掌握的理論知識運用到檔案管理的具體實踐之中。

　　同時，管理人員必?zé)釔劬哂袕娏业氖聵I(yè)心和職業(yè)道德，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)能力和檔案信息化水平，成為將管理和技術(shù)融為一體的適應(yīng)科技發(fā)展的檔案管理者群體。這要求檔案管理人員要通過各種形式利用一切機會不斷提高自己的計算機技術(shù)能力和水平，不斷提高自己的管理水平和為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展做貢獻(xiàn)的責(zé)任意識，遵法守紀(jì)，充分利用計算機技術(shù)來管理和處理檔案信息，形成良好的檔案管理體系。

　　4.5提高檔案信息的利用率

　　利用計算機技術(shù)整理和編研檔案信息，可系統(tǒng)化和優(yōu)化檔案信息，縮短整理和編研檔案周期，滿足不同需求者的利用要求，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供客觀準(zhǔn)確的檔案信息，保證決策的科學(xué)性及時性和準(zhǔn)確性。位保證需求者索取檔案信息，以局域網(wǎng)為主的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)建立查詢子系統(tǒng)，引導(dǎo)其按權(quán)限瀏覽和查詢相關(guān)的數(shù)字化檔案信息。要根據(jù)不同用戶的權(quán)限，通過局域網(wǎng)為各業(yè)務(wù)部門傳輸和共享檔案信息，不斷提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，不斷提高管理和工作效率。

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　　相關(guān)期刊推薦：《辦公室業(yè)務(wù)》雜志讀者對象為全國黨政軍機關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體、高中等院校、科研機構(gòu)各級各類辦公系統(tǒng)工作人員。欄目設(shè)置有：視點、檔案學(xué)研究、圖苑論壇、網(wǎng)絡(luò)化﹒電子化﹒數(shù)字化、辦公自動化、科學(xué)管理與決策、管理與實踐經(jīng)緯、秘書園地、信訪﹒情報﹒保密工作研究、學(xué)科前沿、理論探討等。本刊竭誠歡迎廣大辦公室工作人員賜稿。